REGOLAMENTO PER LA GESTIONE OPERATIVA DELLE PROPOSTE DI INCARICO (rev. 2.0)

 

1. PREMESSE

MWL è un’associazione professionale non a scopo di lucro (Scopo Statuto) che per sua natura valorizza la comunità professionale e le competenze gestionali specifiche degli associati. 

L’associazione pertanto, per raggiungere i suoi obbiettivi statutari, crea opportunità di contatto tra associati e potenziali committenti di incarichi professionali e favorisce il conferimento di incarichi agli associati;

L’associazione non può svolgere attività di intermediazione di personale.

L’oggetto di incarichi eventualmente presi dall’Associazione deve essere in linea con gli scopi dell’associazione, come indicati nello Statuto.  L’obiettivo è di far beneficiare l’Associazione di ricavi che le permettano di sviluppare e raggiungere i propri obiettivi, non quello di remunerare i soci.

Come chiarito dallo Statuto associativo e dal Codice etico e di condotta, le attività dei soci sono sempre prestate a beneficio dello sviluppo dell’associazione stessa.

Si sottolinea che l’associazione si regge sulle quote sociali e sulle libere donazioni. Ogni socio dovrebbe pertanto sentirsi obbligato a contribuire alla vita associativa secondo le sue possibilità, donando parte del suo tempo e/o dei suoi mezzi economici.

In questo contesto i soci, sulla base delle proposte presentate dal gruppo di lavoro istituito a questo scopo, concordano le linee guida e/o best practice che facilitano e rendono trasparente il processo di gestione e veicolazione delle opportunità di incarico da parte di potenziali committenti.

Le linee guida approvate dall’assemblea vincolano i soci al rispetto delle medesime da un punto di vista etico e possono essere valutate sanzioni e/o procedimenti disciplinari per i soci che non vi si attengono.

 

2. OBIETTIVO DEL DOCUMENTO

  1. identificare regole chiare e trasparenti per la gestione del rapporto con il potenziale committente, indipendentemente dalla tipologia del committente e dalla fonte del contatto;
  2. identificare regole chiare e trasparenti per la gestione e la veicolazione all’interno dell’associazione delle possibili opportunità di incarico;
  3. identificare gli elementi fondamentali necessari per una chiara qualificazione delle richieste del committente.

 

3. ATTIVITA’ DI PROMOZIONE

L’attività di promozione si identifica non come attività commerciale comunemente intesa, quanto piuttosto come attività di promozione di principi, scopi, oggetto dell’associazione presso le istituzioni, clienti, le persone fisiche attraverso lettere, visite, incontri e partecipazione a seminari e convegni.

Lo Statuto assegna questo compito in primo luogo al Consiglio Direttivo. Tutti i soci qualificati sono invitati a contribuire alla generazione e sviluppo di contatti utili alla promozione della associazione, informandone preventivamente il CD in modo da evitare sovrapposizioni.

Il materiale utilizzato durante l’attività di promozione istituzionale deve essere quello approvato dal Consiglio Direttivo, in modo da garantire la diffusione di un’immagine univoca dell’associazione.

 

4. POTENZIALI COMMITTENTI

I casi concreti di potenziali incarichi sono stati generati finora dalle seguenti fonti:

  • amministratori giudiziari
  • enti locali
  • associazioni

 

5. RESPONSABILE DELLA VEICOLAZIONE DEGLI INCARICHI

Qualunque socio che venga a conoscenza di una opportunità di incarico o che venga direttamente contattato dal potenziale committente è responsabile della raccolta delle informazioni dettagliate sulle necessità del cliente.

Il primo contatto rappresenta un momento a forte connotazione relazionale nei confronti del committente, di rappresentanza per conto dell’associazione e di eticità, correttezza, trasparenza, imparzialità, equilibrio, oggettività e integrità verso gli associati.

Il socio che è venuto a conoscenza di un'opportunità e ha la relazione con il potenziale committente può farsi coadiuvare da altri soci disponibili nella gestione della relazione con il committente (vedi par. 7). Questo al fine di essere celeri nella risposta, preservare la relazione e suddividere l'eventuale carico di lavoro.

 

6. CARATTERISTICHE DELL’INCARICO

Elemento fondamentale per una corretta profilatura dell’incarico è la lista degli elementi base da raccogliere durante l’intervista con il committente; l'obiettivo deve essere quello di raccogliere il maggior numero possibile degli elementi che qualificano la richiesta; tra questi vengono indicati qui di seguito i principali:

  • Oggetto dell’incarico
  • Le parti contrattuali
  • Nel caso di team di professionisti: tipologia di contratto, suddivisione del compenso.
  • Funzione/ruolo richiesto
  • Competenze richieste
  • Requisiti fondamentali e requisiti desiderati
  • Esperienze richieste
  • Settore di provenienza preferito
  • Settore di intervento
  • Responsabilità
  • Impegno indicativo richiesto e durata prevista dell’incarico
  • Frequenza dell’impegno
  • Eventuale incompatibilità dell’incarico con altri incarichi
  • Descrizione dei compiti dell’attività da svolgere (quanto più dettagliata possibile)
  • Disponibilità (es. immediata, a partire da..)
  • Sede di svolgimento dell’incarico
  • Quantificazione remunerazione (almeno indicativa)
  • Modalità di rimborso spese viaggio
  • Tipologia contrattuale
  • Eventuale necessità di polizza assicurativa
  • Numero di candidature da visionare
  • Tipo di documento richiesto (cv dettagliato, lettera di presentazione e motivazione, scheda standard dell’associazione …)

Quanto più dettagliato sarà il profilo richiesto, tanto maggiori saranno le probabilità di soddisfare le esigenze del committente con competenze professionali centrate e pertanto di dare credito all’associazione presso i richiedenti.

 

7. PROCESSO DI VEICOLAZIONE DEGLI INCARICHI

7.1 Incarichi che saranno assegnati direttamente a uno o più soci

Il socio che veicola l’opportunità:

  1. Intervista il committente per la raccolta delle caratteristiche richieste per lo svolgimento dell’incarico (v. paragrafo 6).
  2. Divulga la richiesta a tutti i soci dell’associazione - e non veicola solo la propria candidatura.
  3. Redige un riepilogo sulla opportunità e lo posta sul sito dell’associazione nell’area riservata, indicando anche tutti i dettagli necessari per gestione della candidatura.
  4. Riceve i profili dei soci interessati.
  5. Verifica l’aderenza ai parametri richiesti.
  6. Discute con gli interessati l’opportunità di inoltro al committente.
  7. Ottiene dai candidati la conferma a inoltrare i profili in chiaro al committente.   
  8. Rende disponibili per il committente le informazioni ricevute dai potenziali candidati.  

Il socio che veicola l’opportunità ha il compito di richiedere un feedback sull’esito della ricerca e sulle motivazioni della scelta da parte del committente, che deve essere comunicata a coloro che hanno manifestato l’interesse alla posizione e hanno inviato il proprio profilo.

Si evidenzia che il punto 7 potrebbe non essere portato avanti se la ricerca riveste un carattere di urgenza e se quindi le candidature devono giungere velocemente al richiedente.

Una volta espletato il processo sopra descritto, il socio che veicola l’opportunità non può in alcun modo porre limitazioni alla libera candidatura dei soci.

 

7.2 Incarichi che saranno assegnati all’Associazione

L’obiettivo dell'incarico eventualmente preso dall’Associazione è di far beneficiare l’Associazione di ricavi che le permettano di sviluppare e raggiungere i propri obiettivi, non quello di remunerare i soci.

Come ben chiarito dallo Statuto associativo e dal Codice etico e di condotta, le attività dei soci sono sempre prestate a beneficio dello sviluppo dell’associazione stessa.

Tra Soci e associazione dovrà essere stipulato – prima della stipulazione dell’accordo finale tra Associazione e committente, un accordo che garantisca la disponibilità dei soci a prestare la collaborazione per lo sviluppo dell’incarico e ne chiarisca i termini (v. facsimile di contratto tra soci e Associazione in allegato), inclusa la determinazione del compenso per i soci, che non potrà superare in ogni caso il 50% del compenso percepito dall’Associazione.

Nel caso di incarichi presi direttamente dall’associazione, il socio che gestisce la relazione raccoglie le candidature, le invia al committente, organizza il lavoro e la sua esecuzione, con l’obiettivo di garantire al meglio la riuscita dell’incarico.

Anche nel caso in discussione in questo paragrafo (incarichi assegnati all’Associazione)  deve essere seguito il processo descritto nel paragrafo 7.1, con l’aggiunta dei due punti specificati sotto (n. 9 e 10):   

Il socio che veicola l’opportunità, in accordo con il Presidente, organizza:

9. preliminarmente, la stipulazione di accordi specifici con i soci al fine di garantirne la disponibilità a prestare la propria collaborazione alle condizioni previste dal regolamento (v. facsimile allegato al presente regolamento)

10. successivamente, la stipulazione dell’accordo con il committente.  Al fine di favorire la condivisione e ulteriore supporti nella difficile fase di preparazione e stipulazione degli accordi con i committenti esterni, si raccomanda di prevedere una firma congiunta degli accordi stessi (Presidente e socio che gestisce la relazione o, nel caso, Presidente e altro membro del Consiglio Direttivo.)

 

8. GRUPPO DI LAVORO “REGOLE DI GESTIONE OPERATIVA DELLE PROPOSTE DI INCARICO”

Il processo descritto nei punti precedenti è sicuramente migliorabile nel tempo e in base alle esperienze pratiche.

In questo contesto, viene istituito un gruppo di lavoro permanente sul regolamento per la gestione operativa delle proposte di incarico, con il compito di analizzare i rapporti di feedback ricevuti sulle opportunità di incarichi, elaborare le best practices e aggiornare periodicamente il regolamento.

 

9. NOTE AGGIUNTIVE

Supporto professionale da parte dell’associazione: qualunque socio può sempre richiedere l’eventuale supporto dell’associazione durante lo svolgimento dell’incarico, anche tramite indicazione di nominativi di altri soci con le competenze specifiche richieste.

Tariffario: data la estrema variabilità dei casi incontrati finora, si ritiene non sia plausibile definire un tariffario.

Remunerazione per il socio che veicola una opportunità: l’associazione non può riconoscere una % o altro tipo di remunerazione a chi segnala e gestisce un’opportunità nel modo descritto nei paragrafi precedenti (vedi par.  7.2).

Incarichi ottenuti direttamente dai soci: stante la natura dell’associazione nessuna parte del compenso ottenuto può essere richiesto ai soci, in quanto si configurerebbe quale compenso di intermediazione.

Partecipazione a bandi: La partecipazione a bandi e finanziamenti deve essere uno degli obiettivi dell’associazione, al fine di sostenerne adeguatamente lo sviluppo nel tempo.

La partecipazione a bandi è un progetto complesso che deve essere gestito tramite un processo diverso, più strutturato e complesso, e non tramite questo regolamento.  La definizione di questo processo è l’oggetto del lavoro del G.D.L. Bandi.


 

Allegato A

Facsimile di accordo di collaborazione tra Associazione e associati

 

ACCORDO DI COLLABORAZIONE

TRA

L’Associazione Professionale Manager White List con sede legale in Via Padre Pio, 5 20018 Sedriano - MI, partita IVA /codice fiscale 93037940157 (in seguito anche solo ”MWL”)

E

il Sig. …………………………, nato a …………. il ……………………, residente in ………….  partita Iva /codice fiscale ……………………… (in seguito anche solo “Socio”)

 

CONVENGONO E STIPULANO QUANTO SEGUE:

  1. Oggetto

Con il presente accordo contrattuale il Socio, agendo in assoluta autonomia e indipendenza in merito all’organizzazione della propria attività, pur coordinandosi con MWL, si impegna con l’obiettivo di fornire il proprio contributo allo sviluppo di MWL a fornire alla stessa , che accetta, la propria collaborazione al progetto indicato nell’allegato 1.

  1. Modalità di svolgimento dell’incarico
    • Il Socio di cui sopra svolgerà l’incarico di cui sopra in piena autonomia quanto all’impiego delle proprie energie lavorative e all’organizzazione del lavoro.
    • Il Socio si obbliga a trattare le informazioni di cui verrà in possesso durante lo svolgimento dell’incarico con la massima riservatezza, curando il rispetto delle norme vigenti in materia di prevenzione e protezione dei dati.
    • Il Socio autorizza MWL al trattamento dei propri dati personali al solo fine dell’espletamento del contratto in oggetto, con tutte le più opportune cautele e adottando tutte le misure di protezione e di sicurezza previste dalla legge.

 

  1. Svolgimento delle prestazioni da parte del Socio

Secondo le intenzioni reciproche di MWL e del Socio il presente accordo stabilisce tra loro un rapporto di collaborazione indipendente e tutti i termini e le condizioni del presente contratto devono essere interpretate alla luce di tale rapporto.

  1. Compenso
    • La collaborazione oggetto del presente contratto verrà remunerata con un compenso che viene indicativamente concordato in Euro ….(…../00).
    • Il compenso sarà erogato in funzione dell’effettivo stato di avanzamento del progetto.

 

  1. Durata
    • Il presente accordo avrà decorrenza dal ……….   al ……….
    • Il presente accordo non si rinnova automaticamente.

 

  1. Recesso
    • Il Socio potrà interrompere anticipatamente il rapporto di collaborazione oggetto del presente accordo solo in caso di gravi e oggettivi motivi personali che ne impediscano la prosecuzione.
    • Il recesso dovrà essere comunicato all’altra parte per mezzo di lettera raccomandata con avviso di ricevimento, con un preavviso di almeno 30 giorni.

 

  1. Modifiche e variazioni

Eventuali modifiche e/o variazioni al presente contratto dovranno essere predisposte per iscritto e sottoscritte dalle Parti.

 

  1. Interpretazione e integrazione normativa

L’eventuale invalidità o non eseguibilità di qualsivoglia clausola o disposizione del presente contratto, non inficia la validità o l’eseguibilità delle altre clausole e disposizioni del presente contratto.

 

  1. Legge regolatrice del contratto e foro competente

Per qualsiasi controversia che dovesse insorgere relativamente all’interpretazione, validità, efficacia, esecuzione o risoluzione del presente contratto, sarà competente esclusivamente il Tribunale di Milano, con esclusione di ogni altro foro facoltativo e/o alternativo e/o concorrente. 

 

  1. Disposizioni generali

Il presente accordo rappresenta l’intero ed esclusivo insieme di termini e condizioni applicabile a qualsiasi transazione effettuata ai sensi di questo contratto. Tutti i precedenti accordi, comunicazioni e intese relative all’oggetto di questo contratto vengono sostituiti dalla presente convenzione.

  • Il presente accordo è redatto in duplice originale firmato da tutti i contraenti. Ciascuno di essi avrà diritto a conservarne un originale.
  • L’accettazione di una parte della violazione di una clausola contrattuale dell’altra parte non costituirà rinuncia a tale clausola nel futuro.

 

Associazione Manager White List                           Il Socio

 

____________________________                          ________________________________

Ai sensi e per gli effetti degli artt. 1341 e 1342 cod. civ. il Sig. XXXXXXXX, dopo aver letto attentamente, approva espressamente e specificamente le clausole di cui ai seguenti articoli: 1. Oggetto; 3. Svolgimento in forma professionale delle prestazioni da parte del Socio; 4. Compenso; 10. Legge regolatrice del contratto e foro competente.

IL Socio

 

________________________________

Milano, il ….

 

Allegato 1

(breve descrizione del progetto perseguito da MWL, per cui viene prestata la collaborazione da parte del Socio)

 

 

 

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